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Resolvemos todas las dudas sobre la presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil. ¿Dónde se presentan las cuentas anuales? ¿Quién y cuándo se deben presentar las cuentas anuales? ¿Cuáles son los plazos para presentar Cuentas Anuales? ¿En qué Registro Mercantil hay que presentar las cuentas anuales?, ¿Cómo se hace el depósito de cuentas anuales? ¿Qué es la presentación telemática de cuentas anuales?
La presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil genera muchas dudas. ¿Quién debe presentar las cuentas anuales? ¿Cuál es el plazo de presentación? ¿Dónde, en qué registro se deben presentar las cuentas anuales? ¿Cómo se hace el depósito de cuentas anuales, se pueden presentar de forma telemática?
En este artículo lo explicaremos todo sobre la presentación de cuentas anuales y su depósito y registro en el qué Registro Mercantil.
Nuestro objetivo es proporcionar una explicación sencilla de este tema, que en ocasiones puede parecer intrincado o confuso. Somos una agencia de traducciones especializada en traducción financiera de documentos económicos, contables y fiscales, y traducción jurídica de escrituras y contratos. No somos asesores financieros, pero sí expertos en traducción de cuentas anuales lo que nos da una visión privilegiada que queremos compartir. Esperamos que os parezca útil!.
Ah, y por supuesto, si necesitáis un traductor jurado de inglés, francés, italiano o alemán, para traducir cuentas anuales u otros documentos oficiales, no dejéis de contactarnos!
La presentación de las cuentas anuales es un requerimiento legal que obliga a las empresas a depositar en el registro Mercantil un conjunto de documentos financieros que reflejan su actividad económica durante el año fiscal precedente.
Presuponemos que sabes qué son las cuentas anuales, y conoces la diferencia entre cuentas anuales ordinarias y abreviadas.
Las cuentas anuales deben ser formuladas por los administradores de la empresa dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio económico, y deben ser aprobadas por los socios o accionistas de la empresa.
Una vez aprobadas, las empresas deben presentar sus Cuentas Anuales, firmadas por el Administrador de la empresa, ante el Registro Mercantil de la ciudad donde se ubique su domicilio social. Esta obligación corporativa es esencial para fijar, registrar y dar publicidad a las cifras de negocio de la empresa, de cara a terceros interesados, litigios, etc. Cualquier persona puede pedir unas cuentas anuales en el registro mercantil.
Esta presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es un requisito obligatorio que permite el control y la transparencia financiera de las empresas. Cualquier persona puede acceder a estas cuentas una vez depositadas en el Registro Mercantil, lo que permite a terceros (como bancos, proveedores, clientes o inversores) obtener información financiera fiable sobre la empresa.
La no presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil puede dar lugar a sanciones y a la imposibilidad de realizar ciertos actos jurídicos, como la venta de participaciones o la emisión de deuda.
A continuación explicamos qué empresas están obligadas a presentar sus Cuentas anuales y qué empresas se libran de hacerlo, dónde se presentan las Cuentas Anuales, cómo se pueden presentar, quien debe firmarlas, que otras instancias hay que presentar, cuáles son los plazos, etc.
Todas las empresas están obligadas una vez al año a elaborar sus cuentas Anuales y depositarlas en el Registro Mercantil: Sociedades anónimas, Sociedades de responsabilidad limitada, Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca, Fondos de pensiones e incluso Sociedades extranjeras con sucursal en España.
Los empresarios individuales no tienen la obligación de presentar Cuentas Anuales: los autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar la contabilidad pero no están obligados a depositarla en el Registro Mercantil; las sociedades no mercantiles y autónomos que cotizan en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos no tienen ni siquiera obligación de llevar Cuentas Anuales.
Las Cuentas Anuales se deben presentar en el Registro Mercantil de la provincia donde esté la razón social de la empresa, presencialmente o de forma telemática mediante el programa D2.
La empresa dispone de 3 meses a partir del cierre del ejercicio (generalmente 31 de diciembre), para elaborar sus Cuentas Anuales, y debe reunirse dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio para aprobarlas y resolver sobre la aplicación del resultado. La presentación de las Cuentas Anuales debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la Junta General donde fueron aprobadas. Para la mayoría de las sociedades, cuyo ejercicio social coincide con el año natural, el plazo para el depósito de las cuentas anuales finaliza el día 30 de julio.
Actualizado mayo 2020
A raiz de la pandemia se amplían los plazos para las Cuentas Anuales de 2019 (RDL 19/2020 publicado en el BOE de 27 de mayo de 2020):
Las Cuentas Anuales se pueden presentar a través de varios 3 canales: en papel, en CD / DVD, o por internet (presentación telemática a través del programa D2).
Al acudir al Registro Mercantil a depositar las Cuentas Anuales, hay que presentar también una Instancia de presentación, una Hoja de datos generales de identificación, y un Certificado de aprobación de las Cuentas Anuales en Junta General.
Las cuentas anuales se pueden presentar en cualquiera de las lenguas oficiales de España en cualquier Registro Mercantil del país. La Ley de Enjuiciamiento Civil y la Ley de Sociedades de Capital, garantizan el derecho a usar cualquiera de las lenguas oficiales de las comunidades autónomas en todas las comunicaciones y documentaciones mercantiles. Por tanto, los Registros Mercantiles están obligados a admitir cuentas anuales redactadas en Castellano, Catalán, Gallego y Euskera.
No se admiten sin embargo, cuentas anuales redactadas en otros idiomas, lo que afecta por ejemplo a sociedades con sedes en otros países, que deben presentar en España sus cuentas anuales consolidadas. En estos casos las empresas deberán traducir sus cuentas anuales mediante traducción jurada. Por tanto, si una empresa con sede en el extranjero y cuentas anuales en inglés quiere presentarlas en un Registro Mercantil español, deberá buscar un traductor jurado de inglés.
El Registrador del Registro Mercantil realizará un asiento de presentación, una calificación registral y un asiento de depósito. El Registrador dispone de un plazo máximo de 15 días desde la presentación de las Cuentas Anuales para comprobar que se han presentado todos los documentos requeridos, que han sido aprobados en Junta General, que están debidamente firmados, etc. Si la calificación de las Cuentas Anuales resulta favorable, se recogerá en el Libro de depósito de cuentas, y si fuese desfavorable, el Registrador informará de las causas por las que no las inscribe, y dará 2 meses para la subsanación de los defectos que hayan surgido.
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Actualizado 30 de julio 2021
El Boletín Oficial del Estado publicó el 26 de julio de 2021, apenas 4 días antes de la finalización para el plazo de depósito de las Cuentas Anuales correspondientes al 2020, 2 nuevas órdenes que aprueban los nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil:
Estas órdenes son de efectos inmediatos: los nuevos formularios de presentación deben utilizarse obligatoriamente desde el 27 de julio (fecha de entrada en vigor). pero no afectan sin embargo a cuentas anuales ya presentadas antes del 27/07/2021.
En todo caso los cambios no son muy importantes. La principal novedad es el añadido de la «hoja de declaración COVID-19», un cuestionario sobre el eventual impacto del COVID en las empresas en el año 2020. El resto son cambios menores, cierta información no financiera y algunos detalles sobre el informe de auditoría (fecha de emisión, tipo de auditoría, etc.).
La «Hoja Covid» de las Cuentas Anuales 2020 debe incluir:
Ante el gran número de dudas y problemas ocasionados, se ha decidido permitir presentar las Cuentas Anuales del ejercicio 2020 tanto con el formato antiguo (sin hoja Covid) como con el formato nuevo (con hoja Covid), a expensas de complementarlo posteriormente, tal y como se explica en la web de los principales Registros Mercantiles.
A día de hoy, 27/07/2021, hay por tanto 2 opciones válidas para presentar Cuentas Anuales de 2021:
Si se opta por esta opción B, la presentación será incompleta: el Registro enviará una comunicación advirtiendo de un defecto en el depósito que se podrá subsanar en un plazo de 5 meses, aportando los datos y documentos que exigen las nuevas órdenes:
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